Gerencia de Proyectos: Técnicas y Herramientas Utiles para el análisis en la Gestión del Riesgos

Análisis DAFO

También conocido como Matriz o Análisis DOFA o FODA, se define como el método que permite plantear las acciones que deberíamos poner en marcha para aprovechar las oportunidades detectadas y preparar a nuestra organización contra las amenazas teniendo conciencia de nuestras debilidades y fortalezas.

Los datos de salida que ofrece el análisis DAFO, permite conocer la situación real en que se encuentra la empresa, así como el riesgo y oportunidades que existen en el mercado y que afectan directamente al funcionamiento del negocio.

¿Cómo Realizar un análisis DAFO?

Análisis interno (ámbito)

Tanto las Fortalezas como las Debilidades, son factores internos de la organizaciónes, ya que es posible actuar sobre ellas, a continuación la definición de las misma:

Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la organización, y que le permite tener una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.

Debilidades: Los puntos débiles son las áreas en las que una organización no se desenvuelve bien o debería mejorar.

Análisis Externo (Entorno)

Las Oportunidades y amenazas por el contrario se encuentra en el entorno que puede afectar a la organizacón:

Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

Amenazas: son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearlas.

Análisis DELPHI

El método Delphi se clasifica como uno de los métodos generales de prospectiva, que busca acercarse al consenso de un grupo de expertos con base en el análisis y la reflexión de un problema definido.

Linstone y Turoff (1975), lo definen como " El método de estructuración de un proceso de comunicación grupal que es efectivo a la hora de permitir a un grupo de individuos como un todo, tratar un problema complejo".

Origen

El nombre “Delphi” fue escogido para hacer mención a la ciudad de la antigua Grecia, Delfos, dónde era célebre el oráculo que habitaba el templo y adivinaba el futuro.

El nombre es propuesto por el filósofo Abraham Kaplan, quien formaba parte del centro de investigación norteamericano The Rand Corporation en la década de los cuarentas, y aunque parecía poco afortunado por ligarse a lo oculto, el autor logró demostrar, de forma experimental, la superioridad de resultados de un consenso producto del trabajo de grupo sobre el esfuerzo individual de expertos. En ese momento imperaba la metodología positivista, en el quehacer científico y los investigadores de la Rand Corporation buscaban una alternativa para dar respuesta a las demandas, que se les hacían desde el campo de las disciplinas sociales.

En 1951, la técnica se aplicó con todas sus características definitorias, en un estudio realizado con fines militares. En la investigación, se integró un panel de siete expertos en guerra nuclear.² Por razones de seguridad tuvieron que pasar diez años, para su publicación y para que se marcara una etapa de reconocimiento y expansión del método como una novedad técnica. En los años sesentas e inicios de la década de los setentas, el método se utilizó reiteradamente en estudios relacionados con la toma de decisiones del campo tecnológico, empresarial y en problemas sociales complejos.

En 1974, se presenta un momento crítico en su avance con la publicación de un artículo de Sackman, quien califica los fundamentos y la manera en que se aplica Delphi, como poco científicos. El escrito despierta respuestas, a favor de quienes quieren ir más allá de la investigación científica convencional y también argumentos en contra del método, por parte de la comunidad científica tradicional.

Después del auge inicial y la etapa crítica, el Delphi en las siguientes décadas a la fecha se mantiene en una etapa de continuidad. McKenna encontró sobre 1000 investigaciones publicadas, utilizando la técnica desde que fue creada. Gupta y Clarke revisaron el periodo de 1975 a 1994 y encontraron 463 artículos publicados, distinguiéndose hasta tres áreas de aplicación: las áreas de salud, educación y administración.

Premisas Básicas

Dentro de los métodos de pronóstico, habitualmente se clasifica al método delphi dentro de los métodos cualitativos o subjetivos. La calidad de los resultados depende, sobre todo, del cuidado que se ponga en la elaboración del cuestionario y en la elección de los expertos consultados.

Los acontecimientos futuros serán resultado de complejas interacciones entre muchas fuerzas y/o factores diferentes.

En las disciplinas no exactas, en situaciones de incertidumbre o cuando se carece de información objetiva es apropiado utilizar como recurso el juicio subjetivo de expertos.

El juicio subjetivo de un solo experto está sujeto a numerosos sesgos e imperfecciones, y al limitarse al conocimiento y experiencia de una persona suele resultar una estimación imprecisa.

La calidad del juicio subjetivo grupal, generalmente es superior al de un individuo debido a la mayor información de la que dispone un grupo.

Principales Características

Iteración: Los expertos participantes en el proceso deben emitir su opinión o respuestas en más de una ocasión, a través de varias rondas que llevan a estabilizar las opiniones. Con esta secuencia el experto tiene la posibilidad de reflexionar o reconsiderar su opinión, a la luz de los planteamientos propios o de otros expertos.

Anonimato: Durante el Delphi ningún experto conoce la identidad de los otros que componen el grupo de debate. Entre las ventajas del anonimato, se encuentra el evitar las influencias negativas de los miembros dominantes del grupo o la inhibición de algún participante. El control de la comunicación está en manos del grupo coordinador y nunca se establece una participación directa, entre los expertos involucrados.

Realimentación controlada: Después de cada ronda de preguntas, se tabulan las respuestas y se procesan antes de la siguiente ronda, para que los participantes puedan evaluar los resultados de la ronda anterior, así como las razones dadas para cada respuesta y su dispersión del promedio (esto permite que aumente el acuerdo al transcurrir varias rondas del proceso).

Respuesta del grupo en forma estadística: El procesamiento de cada ronda se realiza con métodos estadísticos. Esto es la característica más importante que diferencia a este método de otros subjetivos.

Etapas

Etapas en el análisis Delphi

Definición del problema

El grupo conductor se reúne con los decisores para definir el problema o las preguntas que serán estudiadas o respondidas con la técnica Delphi.

Establecimiento de los objetivos y resultados esperados del estudio

El grupo conductor y los decisores dejan claro cuáles son los objetivos, la necesidad e interés del estudio, los alcances y limitaciones de la técnica y la clase de resultados que se pretende alcanzar. Aquí es recomendable dejar explícito las necesidades de recursos humanos y financieros y del tiempo mínimo para la aplicación de la técnica. En la práctica
hemos estimado que un tiempo conservador es de 4 a 5 meses.

Selección de los entrevistados y contacto con ellos

Una vez que los decisores y los conductores convengan las características generales de los entrevistados, se procede a seleccionarlos. Se busca que los participantes tengan un fuerte peso específico en el tema por tratar, un interés profundo del problema y conocimientos o experiencias importantes que compartir. Por otra parte, una persona que sea respetada por los entrevistados establece contacto personal o por teléfono con ellos. A cada uno le describe claramente los objetivos del estudio, las características de la técnica y sus compromisos como participante.

El número de entrevistados para lograr un grupo homogéneo es de 10 a 15 participantes, sin embargo, si participan diversos grupos de referencia, podrían integrarse muchos más. Ahora bien, cuanto más personas participen, mayor es el esfuerzo que se necesita para realizar el análisis. Varios expertos recomiendan que el número máximo de entrevistados sea de 30.

Formulación del primer cuestionario y envío

El equipo consultor elabora una primera versión del cuestionario basado en los objetivos, las necesidades e intereses de los decisores, así como la manera en que el entrevistado pueda responder con facilidad. Posteriormente el grupo consultor se reúne con los decisores para revisar el cuestionario. En ocasiones los decisores varían los términos de referencia iniciales, lo que da pauta a modificar algunas preguntas. El cuestionario definitivo se obtiene después de probar y calibrar la efectividad de las preguntas mediante la realización de una prueba piloto. Por último el documento se envía a los entrevistados acompañado de una carta, en la que se agradece a la persona su participación, se le explica por qué se necesita su ayuda, cómo se analizarán los resultados del estudio y se le proporcionarán instrucciones y una fecha de respuesta.

Algunas sugerencias para este paso son:

Asegurarse que ni la carta ni el cuestionario contengan errores técnicos.

Apoyarse de especialistas para diseñar la presentación de documentos: la estructura, el tipo de letra, el color, etc..

Conviene enviar el cuestionario y la carta lo más pronto posible a partir de que el participante acepta ser entrevistado, la demora puede ocasionar que los entrevistados pierdan el entusiasmo.

La carta no debe exceder de una página y el cuestionario tener entre 15 y 50 reactivos, ya que los entrevistados son personas ocupadas.

Como el procedimiento busca la convergencia de opiniones, las preguntas deben ser semiabiertas y de ser posible cuantificables, aunque pueden incluirse algunas preguntas abiertas.

Las escalas de calificación deben ser claras y pueden ser cuantitativas o cualitativas.

Diseñar las preguntas de tal forma que los participantes contesten específicamente lo que se les pregunta. Para precisar el uso de términos, es recomendable hacer un listado de definiciones y enviarlo anexo al cuestionario.

Análisis de las respuestas del primer cuestionario

El grupo consultor recibe las respuestas al primer cuestionario e informa a los decisores el rumbo del estudio. El análisis coteja y procesa estadísticamente los resultados. Incluye la respuesta estadística de grupo, las razones dadas para cada respuesta y su dispersión del promedio del grupo. Se puede adicionar un despliegue de la distribución de todos los datos obtenidos así como de estadísticas o información previa a dichos datos. Es importante dar atención especial a los expertos cuyas opiniones difieren significativamente de la norma, ellos pueden tener concepciones diferentes y valiosas. Entre las medidas más utilizadas para el análisis de las respuestas se encuentran: la mediana, la media, la desviación estándar y el rango intercuartil (2o.y 3er. cuartil). Con los resultados del análisis de las respuestas se elabora un informe.

Formulación del segundo cuestionario y envío

El diseño del segundo cuestionario se deduce a partir de las respuestas del primero. El formato para el segundo cuestionario debe facilitar la identificación y comprensión de los conceptos tomados del primer cuestionario; debe permitir que se agreguen comentarios de acuerdo, desacuerdo o aclaración; debe tener preguntas más cerradas y debe ser lo suficientemente breve para que se conteste en veinte o treinta minutos. Al igual que el primer cuestionario se realizan pruebas piloto, las que se hacen con personas que no forman parte del equipo que participa en el estudio. Las mismas sugerencias para asegurar una buena respuesta del primer cuestionario valen para el segundo. El cuestionario se envía acompañado del informe realizado del análisis de las respuestas y de una carta, que debe dar a los participantes la sensación de que el estudio avanza en forma adecuada. Cada participante recibe, como retroalimentación a sus opiniones, la carta, el informe y el segundo cuestionario. Al entrevistado se le pide que revise sus estimaciones previas con base en el informe recibido y que justifique sus puntos de vista con razonamientos precisos y con la información que los apoye. Esto es, el entrevistado es incitado a dudar o aceptar dicha información, generando nuevos argumentos o contra argumentos, mismos que expresa en el nuevo cuestionario.

Formulación del tercer cuestionario y envío

Para este paso los comentarios son similares al primer y segundo formulación y envió. Conviene recordar que conforme se avanza en el estudio, se debe buscar la convergencia de opiniones y al mismo tiempo conocer las diferencias individuales de juicio que aún persisten.

Análisis de las respuestas del tercer cuestionario

El procedimiento es similar al análisis del primer cuestionario. Se debe asegurar la claridad en la preparación de los resultados a fin de que las personas que no participaron en el estudio lo comprendan integralmente. Es esencial que los entrevistados reciban el informe de los resultados del tercer cuestionario al fin de alcanzar la sensación de término en el proceso Delphi. El proceso se detendrá cuando las respuestas se aproximan al consenso o cuando la información sea suficiente, dado que se ha llegado a una síntesis satisfactoria. Esto en términos generales ocurre a partir del análisis del tercer cuestionario.

Elaboración del informe final

Un informe final a los decisores resume los objetivos, los criterios considerados, el número de cuestionarios y sus respuestas, los resultados finales, las conclusiones y los nombres de los participantes. El informe final puede legitimar las acciones que emprendan los encargados de tomar decisiones.

Ventajas del Método Delphi

Es recomendable cuando existe gran incertidumbre en los datos, se encuentran dispersos o se carece de ellos.

La actitud del entrevistado es de búsqueda de respuestas y no de resistencia como podría suceder en caso de reunir a los entrevistados en grupo.

Por el carácter de anonimato entre los expertos, permite obtener información de personas antagónicas entre sí y evita la dominación individual por parte de algún experto.

Dar un juicio por escrito obliga al experto a pensar seriamente en el problema, a ser coherente y conciso.

Desventajas más significativas:

El prolongado tiempo de su aplicación y su alto costo.
Por el procedimiento de la técnica, se pueden dirigir en un alto grado los resultados.

La nula interacción cara a cara entre los expertos produce una sensación de "lucha a ciegas", así como de duda, por la manera en que seinterpretarán las respuestas

Ámbito de Aplicación

Las primeras aplicaciones de esta metodología se centraron en el área de la prospectiva tecnológica en una amplia variedad de temas que han ido desde la agricultura hasta la industria de los semiconductores. Desde la prospectiva tecnológica, el Delphi ha evolucionado hacia el ámbito del soporte a la toma de decisiones. Entre los propósitos buscados se encuentra el determinar el rango de posibles alternativas, buscar puntos de vista que puedan generar consensos o correlacionar opiniones provenientes de diversas disciplinas.

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